Cuándo usar
- Quieres crear el acceso de una persona nueva de tu equipo en Cloud Chat
- Una persona del equipo no puede entrar: la contraseña es rechazada, el código de restablecimiento no llega o aparece un mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
- La persona entra, pero no ve las conversaciones
- Quieres saber si crear un usuario tiene costo
Requisitos previos
- Para crear usuarios y definir contraseñas: haber iniciado sesión en Cloud Chat con el perfil Administrador
- Tener el correo de trabajo de la persona
Solo el perfil Administrador crea usuarios y define la contraseña de otra persona. Si nadie de tu equipo puede entrar como administrador, contacta al soporte.
Sobre este artículo
Esta guía reúne todo sobre el acceso a Cloud Chat: crear un usuario, el primer acceso, cómo liberar a quien no puede entrar y qué significa cada mensaje de error de la pantalla de inicio de sesión.
Paso a paso: crear un usuario
Paso 1 — Abrir la pantalla de agentes
- Haz clic en Configuración
- Haz clic en Agentes
- Haz clic en Añadir agente
Paso 2 — Completar los datos
- Nombre del agente: nombre y apellido de la persona
- Tipo de agente: el perfil de acceso. Las opciones son Administrador, CX Engineer, Supervisor, Agente y Asistente. Mira lo que puede hacer cada uno en Tipos de permisos y perfiles de usuarios en Cloud Chat
- Dirección de correo: el correo de trabajo que la persona usará para entrar
- Bandejas de entrada: las bandejas en las que la persona va a atender. Solo ve las conversaciones de las bandejas elegidas aquí
- Equipos: opcional. La persona pasa a recibir las conversaciones asignadas a esos equipos
- Configuración avanzada → Límite de autoasignación: cuántas conversaciones se le pueden asignar a la persona al mismo tiempo
Para Administrador y CX Engineer también aparecen Proyectos Claudia y Espacios de trabajo de Flujos Controlados. Ahí liberas el acceso de esa persona al panel de ClaudIA.
Paso 3 — Elegir cómo va a entrar la persona
Tienes dos caminos:
- Por invitación (predeterminado): deja Establecer contraseña manualmente sin marcar. La persona recibe un correo para definir su propia contraseña.
- Con contraseña temporal: marca Establecer contraseña manualmente, deja Establecer como permanente (autogenerada) apagado y escribe una contraseña de al menos 6 caracteres. Úsalo cuando la persona necesita entrar en el momento o cuando el correo de invitación no llega.
Después, haz clic en Añadir agente. Si definiste una contraseña, compártela con la persona por mensaje privado, nunca en un grupo o canal.
Si la persona ya tiene acceso a Cloud Humans por otra cuenta, la contraseña que escribiste no se aplica. Aparece el aviso "la contraseña no se aplicó: este correo ya tiene acceso al ecosistema Cloud Humans y mantiene su contraseña actual". En ese caso, entra con la contraseña que ya usa.
Paso 4 — Primer acceso de la persona
- Entra en https://cloudchat.cloudhumans.com/app/login con el correo y la contraseña
- Si definiste una contraseña temporal, la propia pantalla de inicio de sesión pide una Nueva contraseña y la confirmación. La nueva contraseña debe tener 8 caracteres o más
- Hace clic en Cambiar contraseña, ve el mensaje "Contraseña cambiada con éxito. Inicia sesión con tu nueva contraseña." y vuelve a entrar con la nueva contraseña
- Si la cuenta exige autenticación de dos factores, el código se pide en ese momento. Mira Autenticación de dos factores (2FA)
Cuando la persona no puede entrar
Si la persona ya intentó ¿Olvidaste tu contraseña? y no lo logró (la contraseña sigue siendo rechazada, el código no llega o recibió un correo indicando que contacte al administrador), el administrador le define una contraseña temporal:
- En Configuración → Agentes, haz clic en Editar en la fila de la persona
- Activa Establecer contraseña manualmente, elige Temporal, escribe una contraseña de al menos 6 caracteres y haz clic en Editar agente
- Comparte la contraseña con la persona por mensaje privado
- Entra con la contraseña temporal y crea la contraseña definitiva, como en el Paso 4 — Primer acceso de la persona
Paso a paso completo en Cómo definir una contraseña temporal para un agente en Cloud Chat.
Qué significa cada mensaje
En la pantalla de inicio de sesión
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Correo electrónico o contraseña inválidos. | Revisa el correo e intenta ¿Olvidaste tu contraseña?. Si sigue, el administrador define una contraseña temporal |
| Nombre de usuario o contraseña incorrectos. Inténtalo de nuevo. | Este mensaje aparece en más de una situación, no solo con contraseña incorrecta. Intenta ¿Olvidaste tu contraseña?. Si sigue, el administrador define una contraseña temporal |
| No se encontró una cuenta para esta dirección de correo electrónico. | Revisa que el correo esté escrito igual al registrado. Si lo está, el administrador debe crear el usuario |
| Has superado el límite de intentos. Inténtalo nuevamente más tarde. | Espera e inténtalo de nuevo más tarde |
| Demasiados intentos en poco tiempo. Espera un momento e inténtalo de nuevo. | Espera un momento e inténtalo de nuevo |
| Tu contraseña temporal ha expirado. Contacta a un administrador para restablecerla. | El administrador define una nueva contraseña temporal. ¿Olvidaste tu contraseña? no resuelve este caso |
| Tu empresa exige inicio de sesión corporativo. | Entra con el botón de inicio de sesión corporativo indicado en la pantalla |
| Tu empresa desactivó el acceso por contraseña. Usa el SSO para iniciar sesión o contacta a un administrador. | Entra con el inicio de sesión corporativo (SSO) |
| No pudimos iniciar tu sesión con esta cuenta. Contacta a tu administrador. | Contacta al administrador de tu cuenta |
| Tu sesión expiró. Recarga la página e inténtalo de nuevo. | Recarga la página y vuelve a entrar |
| Error del servidor. Inténtalo de nuevo más tarde. | Inténtalo de nuevo en unos minutos. Si sigue, contacta al soporte |
Al crear la nueva contraseña
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Las contraseñas no coinciden. | Escribe la misma contraseña en los dos campos |
| La contraseña debe tener al menos 8 caracteres. | Usa una contraseña de 8 caracteres o más |
| No fue posible restablecer tu contraseña. Inténtalo de nuevo. | Inicia sesión otra vez con la contraseña temporal e inténtalo de nuevo. Si sigue, pide al administrador una nueva contraseña temporal |
Al pedir el código de restablecimiento
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| ¿No recibiste el código? Las cuentas sin celular verificado solo pueden restablecer la contraseña a través del administrador de la cuenta. | Busca el correo "Reset your Cloud Humans password" en spam. Si no está, el administrador define una contraseña temporal |
| El código de verificación no es válido. | Revisa el código y escríbelo de nuevo |
| El código de verificación ha expirado. Solicita uno nuevo. | Haz clic en Reenviar código |
| No encontramos un usuario con esa dirección de correo electrónico. | Revisa el correo. Si es correcto, el administrador debe crear el usuario |
En la pantalla de agentes (para el administrador)
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Agente añadido con éxito, pero la contraseña no se aplicó | La persona ya tiene acceso a Cloud Humans por otra cuenta y entra con la contraseña que ya usa |
| La contraseña debe tener al menos 6 caracteres | La contraseña temporal debe tener 6 caracteres o más |
| No se pudo conectar al servidor, por favor inténtalo de nuevo más tarde | Intenta guardar de nuevo. Si sigue, contacta al soporte |
La persona entra, pero no ve las conversaciones
La persona solo ve las conversaciones de las bandejas de entrada en las que está incluida.
- En Configuración → Agentes, haz clic en Editar en la fila de la persona
- En el campo Bandejas de entrada, agrega las bandejas que debe atender y haz clic en Editar agente
- Pídele que cierre sesión y vuelva a entrar
También se puede hacer desde la propia bandeja de entrada. Mira Cómo resolver problemas de visibilidad de bandejas de entrada para usuarios.
¿Crear un usuario tiene costo?
Crear el usuario no genera cobro. Cada usuario ocupa una licencia en la cuenta, pero esa licencia solo se cobra en el mes en que el usuario interactúa en algún ticket.
Cuenta como interacción, y la licencia se cobra ese mes:
- Responder al cliente en un ticket
- Escribir una nota interna en un ticket
No cuenta como interacción, y la licencia no se cobra:
- Ser asignado a un ticket sin responder nada
- Seguir reportes, dashboards y análisis
- Revisar o crear automatizaciones
El conteo es por mes calendario. Si el usuario interactuó en octubre y no en noviembre, su licencia se cobra solo en octubre.
Observaciones
- Para cambiar tu propia contraseña con la sesión iniciada, o usar ¿Olvidaste tu contraseña?: Cómo restablecer/cambiar tu contraseña en Cloud Chat
- Para entender el límite de autoasignación y el round robin: Cómo configurar el límite de tickets por agente y la asignación vía Round Robin
- La opción de definir contraseña no aparece en tu propia fila de la lista de agentes. Para tu contraseña, usa la Configuración del perfil