Cómo configurar y enviar campañas de correo electrónico en Cloud Chat

Cuándo usar

• Quieres enviar correos electrónicos masivos a un segmento de contactos en Cloud Chat.

• Necesitas que las respuestas de los clientes vuelvan como conversaciones normales en Cloud Chat (no en una bandeja de entrada externa).

• El envío debe cumplir con CAN-SPAM / LGPD (dirección postal + enlace de desemlace automático).

Requisitos previos

• Perfil de administrador en Cloud Chat.

• Acceso al DNS del dominio que se usará para enviar (Cloudflare, Route53, Registro.br, etc.). La verificación implica añadir 3-4 registros.

• Una ** bandeja de entrada del tipo Email** ya configurada — recibirá las respuestas de los contactos. Si aún no tienes, crea en Configuraciones → Bandejas de entrada.

• La dirección postal completa de la empresa (calle, ciudad, estado, código postal, país) — requerimiento de CAN-SPAM, va en el pie de página de todos los correos.

Sobre este tutorial

El flujo completo tiene 5 etapas: dirección postal → dominio → remitente → campaña → seguimiento. Cada etapa se encuentra en Configuraciones → Campañas por email en el menú lateral.

Paso a paso

Etapa 1 — Configurar la dirección postal

La dirección postal aparece en el pie de todos los correos de campaña, junto con el enlace para darse de baja. Es una exigencia legal (CAN-SPAM en EE. UU., LGPD en Brasil) y Gmail/Yahoo rechazan correos sin esta información.

1. Ve a Configuraciones → Campañas por email → Dirección postal.

2. Completa calle, ciudad, estado/UF, código postal y país.

3. Haz clic en Guardar.

Etapa 2 — Añadir y verificar el dominio

Debes demostrar que controlas el dominio que usarás como remitente (por ejemplo: mail.tuempresa.com). Sin esto, los correos caerán en spam o serán rechazados en origen.

1. Ve a Configuraciones → Campañas por email → Dominios.

   

2. Clica en Añadir dominio.

3. Ingresa el dominio (recomendado: subdominio dedicado, por ejemplo: mail.tuempresa.com en lugar del dominio raíz).

4. Cloud Chat mostrará 3-4 registros DNS (MX, SPF/TXT, DKIM). Copia todos.

   

5. En tu proveedor DNS (Cloudflare, Route53, etc.), añade cada registro exactamente como aparece — tipo, nombre, valor.

6. Regresa a Cloud Chat y haz clic en Verificar ahora en la tarjeta del dominio.

7. Espera la verificación asíncrona (puede tardar hasta 5 minutos tras propagar los registros DNS).

Etapa 3 — Crear un remitente

El remitente es la dirección visible que aparece en el campo "De" de los correos (por ejemplo: [email protected]). Cada remitente está vinculado a un dominio verificado y a una bandeja de entrada que recibe las respuestas.

1. Ve a Configuraciones → Campañas por email → Remitentes.

2. Haz clic en Añadir remitente.

3. Completa:

   • Nombre para mostrar: nombre que aparece en el email del destinatario (ej: "Pepa - Soporte Tuempresa").

   • Parte local: lo que va antes del @ (ej: pepa, contacto, noreply).

   • Dominio: selecciona uno de los dominios verificados en el paso anterior.

   • Bandeja de entrada de respuestas: la bandeja de entrada del tipo Email que recibirá respuestas de clientes. Cuando el destinatario responda, se convertirá en una conversación en esa bandeja.

4. Clica en Guardar.

Etapa 4 — Crear la campaña

1. Ve a Campañas → Únicas → Crear una campaña única.

2. Elige Tipo: Email.

   

3. Completa:

   • Título: nombre interno de la campaña (no llegará al destinatario).

   • Asunto: va en el email. Soporta variables dinámicas (ver abajo).

   • Remitente: escoge uno de los remitentes creados en la Etapa 3.

   • Tipo de cuerpo: HTML (con formato) o Texto plano (saltos de línea preservados).

   • Cuerpo: contenido del email. Soporta variables dinámicas.

4. Define la audiencia — escoge una de las 3 formas:

   • Filtro: por atributo del contacto (ej: atributo_personalizado_1 igual a cloud).

   • Etiquetas: contactos con tags específicos.

   • CSV: carga de hoja de cálculo con email o phone_number en la columna identificadora.

5. Haz clic en Guardar. La campaña pasará a estado Activo y se disparará en la próxima ventana de envío (generalmente en 1-2 minutos).

Variables dinámicas disponibles en asunto y cuerpo:

• {{ contact.first_name }} — primer nombre del contacto. Si el contacto tiene un solo nombre (ej: "Ana"), devuelve el nombre completo.

• {{ contact.last_name }} — apellido. Vacío si solo tiene un nombre.

• {{ contact.name }} — nombre completo en mayúsculas.

• {{ contact.email }} — email del contacto.

• {{ contact.phone_number }} — teléfono del contacto.

• {{ contact.custom_attribute['clave'] }} — cualquier atributo personal del contacto.

Etapa 5 — Seguir el envío

En la lista de campañas (Campañas → Únicas), cada campaña muestra un estado:

• Activo: esperando la próxima ventana de envío (≈1 minuto).

• En ejecución: correos siendo enviados en ese momento.

• Finalizado: envío completado con más del 99% de eventos terminales.

• Parcialmente finalizado: por lo menos 80% de los contactos recibieron — usado cuando algunos fallaron pero la mayoría fue entregada.

• Fallido: error de configuración (dominio no verificado, remitente eliminado, kill switch activado por alto rebote).

Haz clic en Ver detalles para ver cuántos contactos fueron objetivo y cuántos recibieron el email.

Observaciones

• Límite por campaña: 3,000 contactos por envío. Para públicos mayores, divide en varias campañas.

• Kill switch automático: si la tasa de rebotes/reclamos supera el 10% en una muestra de 200+ entregas, la campaña se pausa automáticamente y se marca como Fallido. Esto protege la reputación del dominio remitente.

• Lista de bloqueos: contactos que dieron de baja, rebote permanente o marcaron como spam quedan en Configuraciones → Campañas por email → Lista de bloqueos. Se excluyen automáticamente de todas las campañas futuras.

  

• Cancelación manual de unsubscribe: puedes remover un email de la lista de bloqueos desde la misma pantalla. Úsalo con cuidado — los clientes podrían reclamar.