Para criar múltiplas faturas na KoleK você pode usar dois caminhos:

1. Gerando recorrência com o Módulo de Contratos.

2. Subindo faturas mensalmente via planilhas - que vamos ver agora!

Baixando o Template

1. Acesse a aba de Contas a Receber e clique em Adicionar Fatura

   

2. Na tela a seguir, clique no botão Clique Aqui para baixar o arquivo template.

   

#1 Editando o Template - Dados dos Clientes

1. Quando baixar o Excel, verá três abas.

   1. KoleK: Onde preencherá os dados para subir

   2. Como Usar: Instruções de Uso

   3. Exemplo: Modelo exemplo para te mostrar como fica na prática

2. Na aba KoleK, você iniciará preenchendo os dados dos seus clientes, como Razão Social (na coluna Cliente - Empresa), dados de contato (Cliente - Email e Cliente - Telefone) e CNPJ ou CPF (Cliente - CNPJ/CPF)

   

   Importante:

   1. Se você já possui um cliente cadastrado na plataforma, coloque apenas a Razão Social/Nome e o seu CNPJ/CPF - O sistema irá puxar as informações de contato;

   2. Se você não possui um cliente cadastrado, preencher os dados na planilha, inclusive os contatos, cadastrarão o seu cliente na KoleK;

   3. Arraste a fórmula presente na célula B2 (Valor da Fatura) para as células debaixo;

      

   4. Caso o seu cliente tenha mais de um e-mail, separe por vírgula, por exemplo: [email protected],[email protected]

   5. Atualmente, a KoleK suporta apenas um número de telefone, preferencialmente celular para o envio dos WhatsApps;

#2 Editando o Template - Dados das Faturas

Datas de Emissão e Vencimento

1. Após preenchermos os dados dos clientes, vamos aos dados da Fatura, começando com as datas de Emissão e Vencimento.

   

2. Essas datas indicarão quando a fatura será gerada para o início da régua de cobrança. Se possui Conta Digital com emissão automática de boletos, é na Data de Emissão que os mesmo serão gerados.

3. Com relação ao Vencimento, você pode colocar tanto uma data futura como passada e o sistema cobrará sem maiores dificuldades.

Juros, Multas e Descontos

1. A próxima etapa será definir os juros, multas e descontos.

   

2. Os valores expressos são sempre em percentuais. Ou seja, se você cobra 2% de juros e 1% de multa, basta colocar 2 e 1 nas respectivas colunas e o sistema interpretará como %.

3. Se você não trabalha com desconto %, juros ou multas, pode deixar esses campos vazios.

Serviços Adicionais

1. Essa é a última etapa do processo. Aqui, você indicará quais serviços estão sendo cobrados nessa fatura.

   

2. Note que no exemplo acima, você tem Descrição, Quantidade e Preço.

   1. Descrição: Produto ou Serviço cobrado na fatura;

   2. Quantidade: Quantidade de produtos/serviços cobrados na fatura;

   3. Preço: Valor unitário dos produtos/serviços cobrados na fatura;

3. Ao preencher os dados de Descrição, Quantidade e Preço, a planilha automaticamente calculará o valor total da fatura, por isso é importante arrastar a fórmula para baixo, conforme explicado aqui.

   

4. Você pode incluir até 15 produtos/serviços para uma mesma fatura. Mas não esqueça de indicar a quantidade e o valor unitário.

Feito todas essas etapas, salve o arquivo em seu computador.

#3 Subindo a Planilha no Sistema

1. Para subir a planilha preenchida com as faturas no sistema, acesse a aba de Contas a Receber e clique em Adicionar Fatura.

   

2. Na tela a seguir, clique no botão Escolher ficheiro adicionar o arquivo preenchido. Feito isso, clique em Importação em Lote.

   

3. Estando tudo certo, as faturas serão carregadas e a mensagem a seguir será mostrada na tela.

   

4. A depender da quantidade de faturas dentro da planilha, pode levar alguns segundos, até minutos, para que todas as faturas sejam carregadas.

#4 Analisando as Faturas

1. Após subir a planilha, podemos ir novamente em Contas a Receber e pesquisar pelo cliente em questão.

   

2. Clique no número da fatura para ver os detalhes da cobrança.

   

3. Ao acessar o Painel de Controle da fatura, terá acesso à todos os detalhes, como serviços cobrados, emissão e vencimento, além dos dados de contato do cliente.

4. O mesmo vale para a fatura vencida que subimos, onde está sendo aplicado o desconto indicado na planilha, bem como os juros e multas proporcionais ao tempo de atraso.

   

Algumas Perguntas Frequentes..

• Como adicionar manualmente lembretes nas faturas?

• É possível desativar lembretes de cobrança?

• O que é Inadimplência?

• Como cadastrar clientes individuais?

• Como editar faturas?

Caso tenha dúvidas ou dificuldades, acesse nossa página de suporte aqui.