Como criar cobrança recorrente?

Se você precisa automatizar cobranças periódicas e garantir que seus recebimentos aconteçam sem atrasos e sem trabalho manual, a funcionalidade de Contratos da Kolek é a solução ideal. Com ela, você pode configurar cobranças automáticas para clientes de forma simples, personalizando valores, datas e periodicidade.

Neste tutorial, vamos te guiar passo a passo no processo de criação de um contrato:

1. Para criar um contrato clique no botão destacado "Adicionar Contrato"

2. Nessa tela você terá duas opções, fazer um upload de planilha para cadastrar um contrato ou fazer manualmente.

Sugerimos o upload de planilha caso seja a primeira vez que está utilizando nossa plataforma e queira importar os contratos que já estão ativos em outro local.

Importação em lote

Caso esteja vindo de outra plataforma e tenha muito contratos para cadastrar de uma única vez, você pode utilizar o modelo de planilha para facilitar o processo de criação.

1. Clique no botão "Importação em lote", e em seguida no botão "Clique aqui" para baixar o modelo da planilha.

2. Preencha a planilha conforme as colunas

3. Clique no botão "Choose file" para anexar a sua versão e em seguida em "importar"

   

Criando Contratos

Em detalhes do Contrato você deverá informar todas as informações necessárias para que o sistema cadastre suas cobranças e automatize os processos.

1. Selecione o cliente desejado. É importante esse cliente já estar cadastrado através do menu Clientes.

1. Dentro da opção "Contrato Recorrente", você poderá optar em cadastrar um contrato recorrente, ou seja, um contrato que terá mais de uma fatura, ou não, sendo apenas uma fatura.

2. Caso selecione a opção SIM, você devera determinar o tempo que esse contrato estará ativo.

Ilimitado: Esse contrato não terá uma data fim, ele seguirá criando faturas até você determinar sua conclusão.

Personalizado: Esse contrato terá uma data fim, e você precisará determinar o período por mês ou nado nas caixas ao lado.

1. Defina o número do contrato. Orientamos a seguir sequencial para melhor organização.

2. Apesar do valor do contrato ser um campo obrigatório ele levará em consideração automaticamente a soma dos itens de linha descritos.

6. Informe a data de início do contrato, o dia que deseja que a fatura seja emitida e o dia do vencimento da mesma.

1. Perceba que ao definir as datas e suas configurações, você terá na lateral esquerda uma pré-visualização das recorrências das faturas.

1. Você poderá conceder desconto no valor da fatura, assim como definir o percentual de multa e juros.

1. Por último, descreva o que está sendo cobrado para o seu cliente, quantos itens, valor unitário (ah, não se preocupe nosso sistema faz a soma para você!). Caso queira adicionar mais itens basta clicar no sinal de adição.

1. Para concluir, clique em "Adicionar Contrato".

Visualizando seus contratos

Assim que tiver um ou mais contratos cadastrados, você terá a visualização de todos para efetuar o gerenciamento.

Você terá nas respectivas colunas: (1) Número do contrato; (2) Nome do cliente; (3) O valor total do contrato; (4) Status do contrato; (5) Tipo do contrato; (6) Data de término com cálculo do tempo de encerramento e (7) Data do próximo vencimento.

Para verificar o detalhamento de cada contrato basta clicar no número de contrato da primeira coluna. Assim você terá acesso à todas as informações do contrato cadastrado.

Caso deseje alterar o status do contrato, clique em "Selecionar ação" e escolha uma das quatro opções abaixo:

Ativar contrato: Ao criar um contrato automaticamente ele já estará ativo.

Finalizar contrato: Ao finalizar esse contrato não poderá mais ser editado e não terá mais cobranças para as faturas que não foram emitidas.

Suspender contrato: Ao suspender ele ficará inativo, sem geração de faturas e sem cobranças.

Deletar contrato: Você irá remover todas as informações em sistema.