Como cadastrar múltiplas faturas?
Para criar múltiplas faturas na KoleK você pode usar dois caminhos:
1. Gerando recorrência com o Módulo de Contratos.
2. Subindo faturas mensalmente via planilhas - que vamos ver agora!
Baixando o Template
1. Acesse a aba de Contas a Receber e clique em Adicionar Fatura
2. Na tela a seguir, clique no botão Clique Aqui para baixar o arquivo template.
#1 Editando o Template - Dados dos Clientes
1. Quando baixar o Excel, verá três abas.
1. KoleK: Onde preencherá os dados para subir
2. Como Usar: Instruções de Uso
3. Exemplo: Modelo exemplo para te mostrar como fica na prática
2. Na aba KoleK, você iniciará preenchendo os dados dos seus clientes, como Razão Social (na coluna Cliente - Empresa),
dados de contato (Cliente - Email e Cliente - Telefone) e CNPJ ou CPF (Cliente - CNPJ/CPF)
Importante:
1. Se você já possui um cliente cadastrado na plataforma, coloque apenas a Razão Social/Nome e o seu CNPJ/CPF - O
sistema irá puxar as informações de contato;
2. Se você não possui um cliente cadastrado, preencher os dados na planilha, inclusive os contatos, cadastrarão o
seu cliente na KoleK;
3. Arraste a fórmula presente na célula B2 (Valor da Fatura) para as células debaixo;
4. Caso o seu cliente tenha mais de um e-mail, separe por vírgula, por exemplo:
[email protected],[email protected]
5. Atualmente, a KoleK suporta apenas um número de telefone, preferencialmente celular para o envio dos WhatsApps;
#2 Editando o Template - Dados das Faturas
Datas de Emissão e Vencimento
1. Após preenchermos os dados dos clientes, vamos aos dados da Fatura, começando com as datas de Emissão e Vencimento.
2. Essas datas indicarão quando a fatura será gerada para o início da régua de cobrança. Se possui Conta Digital com
emissão automática de boletos, é na Data de Emissão que os mesmo serão gerados.
3. Com relação ao Vencimento, você pode colocar tanto uma data futura como passada e o sistema cobrará sem maiores
dificuldades.
Juros, Multas e Descontos
1. A próxima etapa será definir os juros, multas e descontos.
2. Os valores expressos são sempre em percentuais. Ou seja, se você cobra 2% de juros e 1% de multa, basta colocar 2
e 1 nas respectivas colunas e o sistema interpretará como %.
3. Se você não trabalha com desconto %, juros ou multas, pode deixar esses campos vazios.
Serviços Adicionais
1. Essa é a última etapa do processo. Aqui, você indicará quais serviços estão sendo cobrados nessa fatura.
2. Note que no exemplo acima, você tem Descrição, Quantidade e Preço.
1. Descrição: Produto ou Serviço cobrado na fatura;
2. Quantidade: Quantidade de produtos/serviços cobrados na fatura;
3. Preço: Valor unitário dos produtos/serviços cobrados na fatura;
3. Ao preencher os dados de Descrição, Quantidade e Preço, a planilha automaticamente calculará o valor total da
fatura, por isso é importante arrastar a fórmula para baixo, conforme explicado aqui.
4. Você pode incluir até 15 produtos/serviços para uma mesma fatura. Mas não esqueça de indicar a quantidade e o valor
unitário.
Feito todas essas etapas, salve o arquivo em seu computador.
#3 Subindo a Planilha no Sistema
1. Para subir a planilha preenchida com as faturas no sistema, acesse a aba de Contas a Receber e clique em Adicionar
Fatura.
2. Na tela a seguir, clique no botão Escolher ficheiro adicionar o arquivo preenchido. Feito isso, clique em Importação
em Lote.
3. Estando tudo certo, as faturas serão carregadas e a mensagem a seguir será mostrada na tela.
4. A depender da quantidade de faturas dentro da planilha, pode levar alguns segundos, até minutos, para que todas as
faturas sejam carregadas.
#4 Analisando as Faturas
1. Após subir a planilha, podemos ir novamente em Contas a Receber e pesquisar pelo cliente em questão.
2. Clique no número da fatura para ver os detalhes da cobrança.
3. Ao acessar o Painel de Controle da fatura, terá acesso à todos os detalhes, como serviços cobrados, emissão e
vencimento, além dos dados de contato do cliente.
4. O mesmo vale para a fatura vencida que subimos, onde está sendo aplicado o desconto indicado na planilha, bem como
os juros e multas proporcionais ao tempo de atraso.
Algumas Perguntas Frequentes..
- Como adicionar manualmente lembretes nas faturas?
- É possível desativar lembretes de cobrança?
- O que é Inadimplência?
- Como cadastrar clientes individuais?
- Como editar faturas?
Caso tenha dúvidas ou dificuldades, acesse nossa página de suporte aqui.
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