Como adicionar usuários em uma área e quais são os perfis disponíveis?
:::info 🚩 Somente usuários com o perfil "administrador e gerente" possuem acesso para incluir novos usuários nas áreas.
Um usuário pode ter perfis diferentes dentro de cada área.
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Passo a passo:
☑️1. Certifique-se de que a área que deseja inserir o usuário esteja selecionada, clicando no nome da organização, o
canto esquerdo superior da tela.
☑️2. Dentro de "Áreas", na aba de Usuários, clique em Novo usuário.
☑️3. Preencha os dados solicitados e clique em "Adicionar usuário" para enviar o convite.
O convite ficará pendente e expira em 7 dias, caso ele não seja aceito nesse prazo. Se isso ocorrer, será necessário o
reenvio.
Quais são os perfis de usuário e o que cada um pode fazer?
Administrador
É um perfil de nível organizacional, e não de uma área específica.
O Administrador tem acesso automático a todas as áreas da organização e, dentro de cada uma delas, possui as mesmas
permissões operacionais de um Gerente, sem precisar ser adicionado como participante.
É o único perfil que pode:
- Criar, editar, desativar e excluir áreas;
- Gerenciar usuários no nível da organização;
- Convidar, remover e desativar usuários;
- Promover outros usuários a Administrador.
Dentro das áreas, possui acesso total às funcionalidades, incluindo documentos, pastas, workflows, contatos,
formulários, configurações, Qualificações, Modelos de minuta e Playbooks.
Gerente
É o perfil responsável pela gestão de uma área específica.
Dentro da área, possui amplo acesso operacional. Pode criar, editar e excluir documentos, pastas, workflows e suas
etapas, formulários, contatos e grupos de contato. Também pode definir os participantes de pastas e workflows,
transferir documentos, realizar importações em lote e administrar a lixeira da área.
O Gerente também administra os usuários da própria área, podendo convidar, ativar, desativar e remover usuários. Ao
realizar um convite, pode atribuir apenas os perfis Colaborador ou Visualizador.
Nas configurações da área, possui acesso somente para visualização de:
- Tipos de documento;
- Tags;
- Grupos de usuário;
- Campos personalizados;
- Dados da área.
As exceções são Qualificações, Modelos de minuta e Playbooks, nos quais possui acesso total.
Colaborador
É o perfil destinado a quem trabalha e executa atividades dentro da área.
Pode criar, editar e excluir documentos, anexar arquivos, preencher checklists e utilizar a lixeira. Também pode
gerenciar contatos e grupos de contato, lançar e editar timesheets e criar e acompanhar tarefas.
Nos workflows, pode criar e movimentar itens, realizar revisões, aprovações e assinaturas. Não pode criar ou excluir o
workflow em si, mas pode editar e publicar workflows existentes.
Nos formulários, pode preencher requisições e trabalhar com os templates disponíveis na área, incluindo edição de
perguntas, participantes e link de compartilhamento.
Também possui acesso total a Modelos de minuta e Qualificações.
Em relação às configurações da área:
- Pastas, tipos de documento e tags ficam disponíveis somente para visualização;
- Grupos de usuário e Playbooks não ficam disponíveis;
- Não possui permissão para gerenciar usuários.
Visualizador
É um perfil de consulta e acompanhamento, sem permissões de criação ou edição.
Pode consultar documentos, navegar pelas pastas às quais possui acesso, acompanhar os workflows dos quais participa,
abrir formulários e acessar timesheets, tarefas e Modelos de minuta.
Não pode criar, editar ou excluir informações. Também não pode preencher formulários ou movimentar itens.
Não possui acesso a contatos, tags, grupos de usuário, tipos de documento ou configurações da área.
Esse perfil é indicado para usuários que precisam acompanhar e consultar informações, mas não realizar operações na
plataforma.
Como funciona a visibilidade?
:::info É importante diferenciar permissão de visibilidade: o perfil define o que o usuário pode fazer. A participação
define o que ele pode enxergar.
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As pastas são criadas como privadas por padrão. Um usuário pode obter acesso a uma pasta de quatro formas:
1. Sendo incluído diretamente como participante;
2. Herdando o acesso de uma pasta superior;
3. Pelo seu perfil — Administradores e Gerentes possuem acesso automático e não podem ser removidos;
4. Quando a pasta é definida como pública.
Os workflows seguem a mesma lógica. Um workflow privado fica visível apenas para seus participantes, além dos
Administradores e Gerentes da área, que possuem acesso automático.
Isso significa que ter permissão para executar uma ação não garante acesso a todos os conteúdos da área. Por exemplo, um
Colaborador pode ter permissão para criar, editar e excluir documentos, mas só poderá visualizar e operar sobre
documentos armazenados em pastas às quais possui acesso.
Em casos de dúvidas, acione o time de suporte da plataforma.
#GoPaperless🚀