Passo a passo:

☑️1. Certifique-se de que a área que deseja inserir o usuário esteja selecionada, clicando no nome da organização, o canto esquerdo superior da tela.

☑️2. Dentro de "Áreas", na aba de Usuários, clique em Novo usuário.

☑️3. Preencha os dados solicitados e clique em "Adicionar usuário" para enviar o convite.

O convite ficará pendente e expira em 7 dias, caso ele não seja aceito nesse prazo. Se isso ocorrer, será necessário o reenvio.

Quais são os perfis de usuário e o que cada um pode fazer?

Administrador

É um perfil de nível organizacional, e não de uma área específica.

O Administrador tem acesso automático a todas as áreas da organização e, dentro de cada uma delas, possui as mesmas permissões operacionais de um Gerente, sem precisar ser adicionado como participante.

É o único perfil que pode:

• Criar, editar, desativar e excluir áreas;

• Gerenciar usuários no nível da organização;

• Convidar, remover e desativar usuários;

• Promover outros usuários a Administrador.

Dentro das áreas, possui acesso total às funcionalidades, incluindo documentos, pastas, workflows, contatos, formulários, configurações, Qualificações, Modelos de minuta e Playbooks.

Gerente

É o perfil responsável pela gestão de uma área específica.

Dentro da área, possui amplo acesso operacional. Pode criar, editar e excluir documentos, pastas, workflows e suas etapas, formulários, contatos e grupos de contato. Também pode definir os participantes de pastas e workflows, transferir documentos, realizar importações em lote e administrar a lixeira da área.

O Gerente também administra os usuários da própria área, podendo convidar, ativar, desativar e remover usuários. Ao realizar um convite, pode atribuir apenas os perfis Colaborador ou Visualizador.

Nas configurações da área, possui acesso somente para visualização de:

• Tipos de documento;

• Tags;

• Grupos de usuário;

• Campos personalizados;

• Dados da área.

As exceções são Qualificações, Modelos de minuta e Playbooks, nos quais possui acesso total.

Colaborador

É o perfil destinado a quem trabalha e executa atividades dentro da área.

Pode criar, editar e excluir documentos, anexar arquivos, preencher checklists e utilizar a lixeira. Também pode gerenciar contatos e grupos de contato, lançar e editar timesheets e criar e acompanhar tarefas.

Nos workflows, pode criar e movimentar itens, realizar revisões, aprovações e assinaturas. Não pode criar ou excluir o workflow em si, mas pode editar e publicar workflows existentes.

Nos formulários, pode preencher requisições e trabalhar com os templates disponíveis na área, incluindo edição de perguntas, participantes e link de compartilhamento.

Também possui acesso total a Modelos de minuta e Qualificações.

Em relação às configurações da área:

• Pastas, tipos de documento e tags ficam disponíveis somente para visualização;

• Grupos de usuário e Playbooks não ficam disponíveis;

• Não possui permissão para gerenciar usuários.

Visualizador

É um perfil de consulta e acompanhamento, sem permissões de criação ou edição.

Pode consultar documentos, navegar pelas pastas às quais possui acesso, acompanhar os workflows dos quais participa, abrir formulários e acessar timesheets, tarefas e Modelos de minuta.

Não pode criar, editar ou excluir informações. Também não pode preencher formulários ou movimentar itens.

Não possui acesso a contatos, tags, grupos de usuário, tipos de documento ou configurações da área.

Esse perfil é indicado para usuários que precisam acompanhar e consultar informações, mas não realizar operações na plataforma.

Como funciona a visibilidade?

As pastas são criadas como privadas por padrão. Um usuário pode obter acesso a uma pasta de quatro formas:

1. Sendo incluído diretamente como participante;

2. Herdando o acesso de uma pasta superior;

3. Pelo seu perfil — Administradores e Gerentes possuem acesso automático e não podem ser removidos;

4. Quando a pasta é definida como pública.

Os workflows seguem a mesma lógica. Um workflow privado fica visível apenas para seus participantes, além dos Administradores e Gerentes da área, que possuem acesso automático.

Isso significa que ter permissão para executar uma ação não garante acesso a todos os conteúdos da área. Por exemplo, um Colaborador pode ter permissão para criar, editar e excluir documentos, mas só poderá visualizar e operar sobre documentos armazenados em pastas às quais possui acesso.

Em casos de dúvidas, acione o time de suporte da plataforma.

#GoPaperless🚀