Divergências do documento

O documento enviado não corresponde ao solicitado

• Ação: Providenciar o envio do documento correto conforme solicitado.

Documento ilegível

• Ação: Enviar novo arquivo com todas as informações legíveis.

  • Exemplos:

    • Imagem borrada ou desfocada

    • Manchas ou rasuras

    • Sobreposição de informações: carimbos, textos ou marcas por cima de informações importantes.

Foi anexado a declaração solicitando a isenção sem apertar o botão "Solicitar Isenção".

• Ação: Selecionar botão “Solicitar Isenção".

Documento Incompleto.

• Ação: Enviar documento completo.

  • Exemplo:

    • Anexar somente página EPI sem informações de validação:

      • Faltando alguma informação

      • ilegível

Divergências de dados de identificação do colaborador ou da empresa

Dados cadastrais do colaborador incorretos: Nome e CPF

• Ação: Enviar documento do colaborador solicitado.

Dados cadastrais da empresa incorretos:

• CNPJ do documento difere do CNPJ cadastrado no sistema.

  • Ação: Necessário que o CNPJ do documento esteja de acordo com o CNPJ cadastrado no sistema.

• CNPJ do documento pertence a uma outra filial.

  • Ação: Corrigir para que o CNPJ do documento esteja de acordo com o cadastro ou ajustar o cadastro na plataforma.

• Razão social do documento difere da razão social cadastrado no sistema.

  • Ação: Necessário que a razão social do documento esteja de acordo com a razão social cadastrado no sistema.

Documento com problemas na assinatura do empregado ou seu responsável.

• Documento não contém as assinaturas ou alguma delas

  • Ação: Reenviar o documento devidamente assinado pelo empregado ou pela empresa e duas testemunhas.

• Assinatura do titular está com problema, como rasura.

  • Ação: O titular necessita assinar o documento manualmente ou adicionar comprovação de assinatura digital.

  • Exemplos:

Divergência de Requisitos obrigatórios do documento

1. Data de expedição fora do prazo

• Problema: A data de expedição mais recente do OSS ultrapassa o prazo máximo de 12 meses ou está ausente.

• Importância: A entrega deve ser registrada e renovada no prazo legal para garantir a validade da proteção e conformidade com as normas.

• Ação: Atualizar a ficha de EPI com um documento que contenha a data correta e dentro de 12 meses.

2. Nome do titular do documento incorreto

• Problema: O nome informado no documento não corresponde ao colaborador cadastrado no sistema.

• Importância: A divergência pode invalidar o registro e comprometer a rastreabilidade.

• Ação: Enviar o documento correto do colaborador solicitado.

3. Cargo de referência ausente

• Problema: O documento não apresenta o cargo exercido pelo colaborador.

• Importância: O cargo é fundamental para associar o OSS correto ao risco da função, conforme exigências legais.

• Ação: Reenviar o documento com o cargo devidamente informado.

4. Nível do cargo divergente

• Problema: O nível hierárquico ou função complementar indicado no documento difere do registrado no sistema.

• Importância: Isso pode afetar a análise de riscos e a definição correta dos EPIs.

• Ação: Corrigir a informação no documento ou no sistema para manter coerência.

5. Assinatura do titular está com problema

• Problema: A assinatura do funcionário está ausente, ilegível, incorreta ou com falha (no caso de assinatura digital, o certificado não é válido).

• Importância: A assinatura é a prova formal de ciência e aceitação pelo colaborador.

• Ação: Solicitar ao funcionário que assine corretamente o termo ou reenvie com o certificado digital válido.

6. Assinatura da Empresa está com problema

• Problema: A assinatura da empresa está ausente, ilegível, incorreta ou com falha (no caso de assinatura digital, o certificado não é válido).

• Importância: A assinatura é a prova formal de ciência e aceitação pelo colaborador.

• Ação: O responsável pela empresa necessita assinar o documento manualmente ou adicionar comprovação de assinatura digital.

7. Documento Incompatível (o arquivo anexado não é o documento correto)

• OS de Compra: Ordem de Serviço relacionada a compras/produtos, não de segurança do trabalho.

• AST: Análise de Segurança no Trabalho (às vezes chamada também de APR – Análise Preliminar de Risco), que é outro tipo de documento, não a OSS formal exigida pela NR-1.

• Consulte nossa FAQ para mais orientações

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