CARGA EM MASSA DE DOCUMENTOS O QUE É? A funcionalidade de Carga em Massa de Documentos permite que fornecedores enviem automaticamente grandes quantidades de documentos dos funcionários, agilizando a gestão de documentos e colaboradores e eliminando processos manuais.
Passo a Passo 📝
-
Acesse a plataforma https://sistema.wehandle.com.br/index.jsp
-
Insira seu login e senha
- No canto superior direito, clique no ícone "
" e selecione "Carga de informações".
- Baixe o modelo de planilha: Em "Carga de documentos CPF (Máx. 500MB)", **clique no ícone "
**Baixar Documento Modelo de Carga".
O modelo será baixado e pode ser encontrado na parte superior do navegador ou na sua pasta de Downloads, ou dependendo o navegador pode ser aberto direto do navegador
- Copie a pasta para sua área de trabalho: Abra o arquivo de formato zip, nele terá uma pasta chamada "Digite o seu CNPJ", copie essa paste e cole na sua área de trabalho.
- Altere o nome da pasta: ao colar a pasta na sua área de trabalho altere o nome da pasta para o número do CNPJ da sua unidade.
⚠️ATENÇÃO
-
Caso você tenha mais de 1 CNPJ e deseja fazer o upload por carga, você deve fazer separadamente através do mesmo mecanismo;
-
NÃO ALTERE a ordem das pastas dentro do arquivo ZIP e não crie pastas novas para documentos adicionais
-
Documentos: O segundo nível no diretório será os “Tipos de Documentos”, esses documentos são aqueles que estão sendo exigidos pelos seus Clientes, portanto não faça a criação de pastas de documentos que não estejam no seu diretório.
- Alguns documentos podem ser necessário a divisão de arquivos por mais de um anexo, por exemplo, treinamentos necessitam ser anexados com a “FRENTE” e “VERSO”, de forma que a plataforma te entregue a maior velocidade e assertividade na validação desses documentos e também a garantia que o mesmo esteja completo.
- Renomeie o documento com o CPF do colaborador: Para cada documento que você adicionar, ele deve estar relacionado ao CPF do funcionário correspondente.
Exemplo: Se você for adicionar a folha de ponto do colaborador "Paulo Silva Teste", o documento deve conter o CPF dele no nome.
No exemplo acima adicionamos a folha de ponto de Paulo, é necessário clicar no documento e alterar o nome para o CPF de Paulo, garantindo que ele esteja identificado corretamente.
⚠️ IMPORTANTE: Cada documento deve ser inserido na pasta correspondente. Por exemplo, documentos de ASO devem ser colocados na pasta "ASO", e documentos de CNH na pasta "CNH". Por favor, não altere a ordem das pastas dentro do arquivo ZIP e não crie pastas novas para documentos adicionais.
-
Coloque os arquivos nas pastas corretas: Certifique-se de que todos os documentos estão nas pastas apropriadas, com o nome de cada arquivo correspondente ao CPF do colaborador.
-
Crie o arquivo ZIP: Vá até a pasta que colocamos na sua área de trabalho, selecione-a e compacte (zip) da seguinte forma:
-
Clique com o botão direito do mouse na pasta
-
Escolha a opção “Compactar para”
-
em seguida, “Arquivo ZIP”.
Isso irá criar uma nova pasta zipada. Essa pasta compactada deve ser utilizada para fazer o upload na plataforma.
- Faça o upload: Depois de criar o arquivo ZIP, faça o upload no campo “Anexar Documento de Carga”.
- Insira a competência desses documentos e Confirmar
Acompanhamento
⚠️ Obs.: O cadastro em massa pode levar até 48 horas em dias úteis. Depois de enviar, acompanhe o status em "Histórico de Documentos".
Existem dois status: ✅ Processado: Funcionários cadastrados com sucesso ❌ Processado com erro: Houve algum problema. Clique no ícone "
Em "Filtrar status", selecione a opção "Erros" e na coluna "Mensagem" você poderá verificar qual o de erro apresentado. Baixe a o arquivo original, corrija os erros e faça o reenvio
Conclusão
Utilizar a Carga em Massa de Documentos é uma maneira eficiente de gerenciar grandes volumes de documentos, garantindo mais agilidade e precisão no processo.
Cadastre-se na Comunidade Wehandle, mantenha-se atualizado e aprenda mais!