H
Histórico: Registro completo das atividades referentes à edição de um documento desde sua criação. Por exemplo: "João alterou o título do documento". Disponível a partir do Plano Business.
I
ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira): Sistema nacional brasileiro de certificação digital, que regulamenta, verifica e valida a emissão de certificados digitais, que podem ser usados para assinar digitalmente.
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Integridade: É a garantia de inalterabilidade de um documento. A Contraktor utiliza o código hash para garantir a integridade de dados, assegurando que um documento não seja alterado depois de ter sido assinado.
L
Leitor: Usuários com permissão apenas para visualização das funcionalidades da plataforma, de acordo com cada Espaço de Trabalho e Organização. Tais usuários não podem alterar documentos ou arquivos. Disponível a partir do Plano Business.
Lixeira: Local em que ficam guardados os documentos removidos, que podem ser excluídos definitivamente quando quiser.
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M
Modelo: Opção que permite criar e salvar um documento que pode ser reutilizado. Assim, quando for preciso enviar para a assinatura esse tipo de documento, basta editar esse "Modelo" pré-redigido, alterando apenas algumas variáveis como: nomes, datas e valores. Disponível a partir do Plano Business.
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Moderador: Usuários que podem gerenciar Espaços de Trabalho já criados e possuem permissão inferior ao Administrador. Podem gerenciar as permissões dos Usuários nos Espaços que moderam, selecionar uma pasta padrão ou favorita e personalizar os e-mails daquele espaço . Disponível a partir do Plano Business.
N
Notificação: Aviso que pode ser acessado clicando no ícone de "Sino", localizado no canto superior direito, dentro da plataforma. Auxilia no acompanhamento de status de tarefas e prazos de documentos. Eles são úteis para descobrir se alguma tarefas está atrasada ou se o prazo de um contrato está chegando ao fim, por exemplo. Disponível a partir do Plano Business.
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Número do Documento: Número para fácil identificação do documento seguido do ano vigente, exemplo: 22/2021, ou seja, 22 é o número que identifica o documento e 2021 o ano vigente. No plano Starter é possível encontrar no menu e aba "Documentos", e no plano Business, no menu e aba "Contratos".
Organização: É o nome que identifica cada empresa dentro da Contraktor e também denomina o local que agrupa os Espaços de Trabalho da mesma. Organizações diferentes não possuem qualquer compartilhamento de dados na plataforma. Já os Espaços de Trabalho dentro delas podem ser acessados e compartilhados por usuários da Organização, caso os administradores permitam. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.
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P
Participantes: Pessoas que participam de um documento que está sendo criado/editado para envio via Contraktor.
Pasta favorita: São pastas específicas selecionadas por um moderador ou administrador para que sejam de uso comum em um espaço de trabalho. Ao salvar um anexo, por exemplo, as opções de pastas favoritas irão aparecer como um atalho. Esta opção está disponível no menu de Configurações de Espaço de Trabalho, clicando em "definir como destino obrigatório". Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.
Pasta padrão: São pastas específicas selecionadas por um moderador ou administrador para que sejam de uso obrigatório em um espaço de trabalho. Ao salvar um anexo, por exemplo, ele será armazenado obrigatoriamente na pasta padrão. Esta opção pode ser habilitada no menu de Configurações de Espaço de Trabalho. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.
Perfil: Espaço onde podem ser inseridos e editados dados pessoais para completar o cadastro enquanto Usuário.
Pessoas: Localizado no menu superior com o nome "Pessoas" são indivíduos cadastrados nos "contatos" da organização. Esses contatos cadastrados agilizam a inserção de "dados do contratado e/ou contratante" na hora de redigir um documento. Disponível a partir do Plano Light.
Plataforma: Estrutura interligada de produtos que formam a Contraktor. Todos os planos fazem parte da nossa plataforma.
Painel de acompanhamento: Ferramenta que permite que você acompanhe o andamento de suas solicitações de assinatura do(s) documento(s). As etapas da solicitação de assinatura são: Aguardando vez de assinar; Aguardando assinatura; e Assinou em.
Permissões: Configuração que permite ou nega o acesso de edição ou visualização a certas funcionalidades da plataforma, para cada usuário dentro de um Espaço de Trabalho. Os usuários com permissão de Administrador é quem podem atribuir e editar permissões para todos os outros usuários, enquanto usuários com permissão de Moderador podem editar permissões individuais dentro de cada Espaço de trabalho. Disponível nos planos Business, Premium e Enterprise.
R
Rascunho: Status (situação) em que o documento ainda não foi finalizado e está em fase de edição. Não é válido juridicamente porque ainda não foi assinado.
Recusado: Status de um documento que foi recusado por algum dos participantes durante o processo de assinatura. Um documento recusado pode ser reiniciado e disparado novamente para assinatura, após sofrer alterações pertinentes, ou então ser cancelado definitivamente.
Responsável: Usuário designado responsável por alguma atividade dentro de um documento.
● Se for na função “Tarefas”, receberá notificações e alertas por e-mail sobre a criação e prazo de uma tarefa;
● Se for na função “Revisão”, receberá notificações e alertas por e-mail para novas revisões iniciadas, comentários deixados ou resolvidos e poderá encerrar um processo de Revisão ativo. Disponível a partir do Plano Business, de acordo com funcionalidades disponíveis em cada plano.
Respostas de Formulários: Localizado dentro no menu "Contatos", na aba "Respostas de Formulários". São os dados coletados na funcionalidade "Formulários" que podem ser editados e usados posteriormente para a elaboração de documentos. Qualquer pessoa pode responder (usuário, clientes e etc). Disponível a partir do Plano Business.
Revisor: Pessoa responsável por ler todo o documento, revisá-lo e aprovar ou não o seu envio para assinatura. Um documento pode ter vários revisores. Funcionalidade disponível nos planos Business (sob demanda), Premium e Enterprise.
S
Status do Documento: É a situação em que o documento se encontra naquele momento. Pode ser de Rascunho, Aguardando revisão, Revisado, Aguardando assinatura, Cancelado, Vigente e Encerrado.
T
Tarefa (Funcionalidade): Permite a criação de atividades que estejam relacionadas aos documentos, como a necessidade de execução de alguma cláusula ou a criação de lembretes sobre quando devem pagar ou renovar um contrato. Pessoas com tarefas pendentes receberão notificações sobre elas. Funcionalidade disponível a partir dos Planos Business.
Título do Documento: Nome dado ao documento na fase da criação de um modelo do mesmo. Pode ser editado durante o processo de "Edição e Revisão". Esse nome aparecerá tanto no e-mail de envio para a assinatura quanto na base de armazenamento da Contraktor. Disponível a partir do Plano Business.
U
Usuário: Pessoas que contam como pagantes e possuem acesso às funcionalidades da plataforma de acordo com o plano contratado, tais como gerenciar os documentos e acompanhar seus status. Não é necessário ser um usuário para ser um assinante, mas todos os usuários podem assinar documentos usando seu Login.
V
Vencimento: Data em que o documento assinado deixa de estar vigente, necessitando ser renovado ou desconsiderado. Só é possível acompanhá-la a partir do plano Business.
Vencimento (Tarefa): Data em que a Tarefa será sinalizada como atrasada nas notificações do Usuário. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.
Vencimento (Financeiro): Referente a um documento. Data em que um lançamento Financeiro será sinalizado como atrasado. Vale para lançamentos únicos ou parcelados. Para parcelados, a primeira parcela terá vencimento no dia preenchido no campo; demais parcelas serão calculadas a partir desse dia, de acordo com a Recorrência que for selecionada. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.
Vigente: Status (situação) em que o documento e todas as suas cláusulas serão juridicamente válidas até o período de seu encerramento ou cancelamento.
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